A importância do gerenciamento administrativo de projetos.

Nos dias de hoje, temos, com toda clareza, o conhecimento sobre a necessidade, fundamental, de um bom gerenciamento de projetos, seja para investimentos ou para coordenação de suas vendas.

O bom gerenciador de projetos inicia seus trabalhos na fonte:

•  Para investimentos, o PM deve estar envolvido na elaboração do CAPEX e na avaliação do retorno dos investimentos a serem feitos (é alguém que deve responder diretamente ao responsável mandatário da empresa);

• Para vendas, ele deve estar envolvido no levantamento dos custos, na formação dos preços e na validação das margens previstas (é responsabilidade do gerente do projeto manter e assegurar as margens pretendidas).

Assim, a maioria das empresas se já se deu conta da importância da figura do gerente do projeto, por razões tão obvias, embora não consiga entender os motivos dessa crença ter demorado tanto a se consolidar no meio empresarial em geral!

No entanto, não percebemos esse mesmo “dogma”, quando citamos o gerenciador administrativo de projetos (especialmente para os investimentos).

Sua função, que se justifica para investimentos de qualquer monta, é fundamental, para o desenrolar sereno e organizado dos projetos, se não vejamos:

1. O GAP (gerente administrativo do projeto) é o responsável pela formalização de todos os contratos envolvidos no projeto (fornecedores, subfornecedores, terceiros, temporários, prestadores de serviços, enfim, todos que estão ligados ao projeto);
2. O GAP, também é o responsável pela validação e cerificação de conformidade de todos os pagamentos relativos ao desenvolvimento do projeto, garantindo que o fluxo de caixa do empreendimento seja cumprido de acordo com as previsões (cronograma físico e financeiro – valores), checando conformidade legal daqueles que serão pagos;
3. O GAP, para os casos de investimentos com financiamentos (que deve ser meta obrigatória de qualquer empreendedor), é o responsável pela gestão dos recursos, perante o agente financeiro do investimento, garantindo aportes nos momentos apropriados, garantindo a conformidade da documentação relativa e a posterior organização de toda a documentação (contabilidade paralela) tramitada entre investidor e agente financiador.

 NOTA: Esta atividade, embora tão óbvia, nem sempre é conduzida de forma diligente e seus efeitos são bem nocivos, em relação ao bom andamento do projeto, com reflexos de custos, que normalmente não contabilizamos, tais como:

ü  Atraso de pagamento de fornecedores, gerando multas contratuais e pagamento de juros (nestes casos, considerando o –necessário- bom relacionamento do GPA com os fornecedores, qualquer negociação nesse sentido deveria ser conduzida por ele);

ü  Atraso no cronograma, por descumprimento de obrigações contratuais, gerando atraso no start up do empreendimento, atrasando, por decorrência, o início da geração de lucros, que, por sua vez, retardariam o retorno dos investimentos (conforme projetado no capex);

ü  Irregularidades de documentação formal do investimento, podendo, em caso de auditoria do agente financeiro, criar eventual reversão das condições originalmente acordadas na celebração do contrato de financiamento (bastante comum nos casos de financiamentos de entidades governamentais – BNDES, FNE, FCO, etc...);

ü  Irregularidades fiscais de documentação de cobrança (extremamente importante sob o ponto de vista de créditos tributários e conformidade fiscal);

ü  Outras atividades como atualização do fluxo de caixa (real x previsto e “a incorrer”), organização dos arquivos de fornecedores (contratos, comunicações, atas de coordenação de projetos, notas fiscais e relatórios – diários de obra, medições de avanço, etc..).

Em alguns casos, os próprios gerenciadores de projeto técnico (os nossos PM’s), com a devida experiência e a inerente obrigatoriedade de formação multidisciplinar para exercício da função, estão aptos à realização das tarefas, mas nem sempre têm disponibilidade de tempo para tal, sendo, neste caso, aconselhável a contratação do GPA, cujo custo benefício se justifica plenamente.

Pense nisso quando do seu próximo empreendimento!

A Nimitz oferece estes serviços (gerenciamento técnico e administrativo), de forma terceirizada, organizada e comprometida com os objetivos dos seus empreendimentos.